Hinweise zum Datenschutz für die Plattform Mahara [Deutsch]
Beachten Sie außerdem die Dienstbeschreibung:
https://confluence.uni-jena.de/display/URZ010SD/Digitale+Lerncommunities+mit+Mahara
Die Friedrich-Schiller-Universität Jena verarbeitet personenbezogene Daten im Zusammenhang mit der Nutzung des Dienstes Mahara. Mit diesem Datenschutzhinweis möchte die Friedrich-Schiller-Universität Jena gemäß Art. 13 DSGVO über die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten informieren.
Mahara ist eine e-Portfolioplattform und eine persönliche, nutzerzentrierte Lernumgebung, die es ermöglicht in Portfolios Lernprozesse zu dokumentieren, zu reflektieren und zu präsentieren. Darüber hinaus kann die Plattform auch zur Vernetzung genutzt werden.
1. Name und Kontaktdaten des für die Datenverarbeitung Verantwortlichen
Friedrich-Schiller-Universität Jena
vertreten durch den Präsidenten
Fürstengraben 1
07743 Jena
Intern zuständig:
Betrieb und technischer Support: Universitätsrechenzentrum
Bearbeitung von Anfragen: Stabsstelle Digitale Universität
mahara@uni-jena.de
2. Kontaktdaten der/des Datenschutzbeauftragten
Friedrich-Schiller-Universität Jena
Stabsstelle Informationssicherheit und Datenschutz
Fürstengraben 1, 07743 Jena
Telefon: 03641-940 16 03
E-Mail: datenschutz@uni-jena.de
3. Zwecke und Rechtsgrundlage der Datenverarbeitung
Im Rahmen der Bereitstellung der Mahara Plattform verarbeiten wir personenbezogene Daten lediglich zur Bereitstellung des Dienstes und um Anfragen der Nutzenden zu bearbeiten.
An der Universität Jena kann Mahara für die folgenden Zwecke verwendet werden:
- Unterstützung von Vernetzung von Nutzenden und selbstbestimmter Bildung von Lerngruppen durch die einsehbare Nutzer- und Gruppenliste und die Möglichkeit selbstorganisiert Gruppen zu gründen und zu pflegen.
- Förderung des fachlichen sowie informellen Austauschs insbesondere zwischen den Studierenden in Gruppen (Forum, Nachrichtenfunktion, gemeinsame Dateiverwaltung und gemeinsame Bearbeitung von Gruppenportfolios)
- Didaktischer Einsatz von e-Portfolios in der Lehre zur Reflexion, Dokumentation und Präsentation von Lernfortschritten durch die Erstellung von Artefakten und Zusammenstellung in Portfolios, die selbstbestimmt mit verschiedenen Personen oder Personen kreisen geteilt werden können
Zum Zwecke der Hochschulübergreifende Zusammenarbeit kann der Dienst auch den anderen Thüringer Hochschulen zur Verfügung gestellt werden. Dabei werden die Daten der registrierten Angehörigen anderer Hochschulen durch die Universität Jena zum Zwecke der Bereitstellung des Dienstes verarbeitet. Es wird eine Vereinbarung zur gemeinsamen Verantwortung nach Art. 26 Abs. 1 DSGVO zwischen der Universität Jena und Thüringer Hochschulen, die den Dienst nutzen möchten, geschlossen.
Wir verarbeiten zur Zweckerfüllung folgende personenbezogenen Daten der registrierten Personen, die für die Bereitstellung von Mahara notwendig sind:
- Name und Benutzerkennung (für Angehörige der Universität Jena durch Übernahme aus dem URZ-Account);
- E-Mail-Adresse (für Angehörige der Universität Jena durch Übernahme aus dem URZ-Account);
- Systemnutzungsdaten (z. B. Datum und Uhrzeit des letzten Logins); und
- Daten und Inhalte, die Sie freiwillig auf den Seiten und im Profil mit anderen teilen.
Diese Daten werden in einer Datenbank gespeichert. Sie können nach dem Login jederzeit Ihre persönlichen Daten einsehen, wenn Sie im Accountmenü auf Profil klicken (Menüpfeil neben dem Profilbild rechts oben auf der Seite). In Ihrem persönlichen Profil können Sie diese Daten ändern und Ihre Profilansicht frei gestalten. Name, Benutzerkennung und E-Mailadresse können nicht geändert werden.
Zusätzlich zu den genannten Zwecken beinhaltet die Nutzung von Mahara folgende Vorgänge, bei denen ebenfalls personenbezogene Daten verarbeitet werden können:
Informationsemails zu Wartung, Update, etc.
Mit Registrierung wird Ihre E-Mail-Adresse verwendet, um Ihnen Informationen zu Funktionszwecken (Wartung, Updates) zukommen zu lassen. Damit informieren wir Sie rechtzeitig über bevorstehende Unterbrechungen oder Besonderheiten hinsichtlich der Verfügbarkeit des Dienstes.
Forum zum Austausch
Auf der Plattform steht ein Nutzerforum für den Austausch zur Verfügung. Freiwillige Beiträge durch Nutzende können für den Austausch mit anderen Nutzenden eingestellt werden und die Inhalte sind daher für andere Nutzende einsehbar. Wenn Sie dieses Forum abonnieren, erhalten Sie Benachrichtigungen über neue oder geänderte Forumseinträge per E-Mail automatisch zugeschickt. Diese Benachrichtigungen können deaktiviert werden.
Anfragebearbeitung
Sie haben jederzeit die Möglichkeit mit uns per E-Mail Kontakt aufzunehmen. Wenn Sie uns eine Nachricht schreiben, dann verarbeiten wir neben Ihrer E-Mail-Adresse den eigentlichen Inhalt der Nachricht sowie die vom Server vorgegebenen Metadaten wie etwa den Zeitpunkt des Versands der Nachricht. Diese Daten werden lediglich zur Bearbeitung Ihrer Anfrage genutzt. Rechtsgrundlage für diese Verarbeitung ist Ihrer Einwilligung.
Rechtsgrundlage für die Verarbeitung der personenbezogenen Daten für die oben genannten Zwecke ist Art. 6 Abs. 1 Satz 1 lit. e, Art. 9 Abs. 2 lit. j DSGVO in Verbindung mit §§ 5, 11 ThürHG, § 16 ThürDSG. Danach ist die Verarbeitung rechtmäßig, wenn sie für die Wahrnehmung einer Aufgabe erforderlich ist, die im öffentlichen Interesse liegt. Die Universität Jena hat nach dem Thüringer Hochschulgesetz u. a. die Aufgabe, Lehre und wissenschaftliche Forschung zu betreiben und die Durchführung des Studiums zu ermöglichen.
Daten und Inhalte, die Sie freiwillig auf den Seiten und in Ihrem Profil mit anderen teilen, basieren auf Ihrer Einwilligung gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO. Sie können Ihre Einwilligung jederzeit widerrufen, in dem Sie die Inhalte entfernen bzw. das Teilen mit anderen Nutzenden widerrufen.
4. Empfänger der Daten
Alle Daten für den Betrieb von Mahara werden im Universitätsrechenzentrum verarbeitet. Die Stabsstelle Digitale Universität tritt für den Dienst als Empfänger der Daten auf, wenn Anfragen gestellt werden. Ihre zur Kontaktaufnahme bereitgestellten Daten werden bei Bedarf an andere Einrichtungen der Universität Jena weitergegeben, um Ihre Anfrage zu bearbeiten.
Wir geben keine Ihrer persönlichen Daten, die Sie nicht selbst veröffentlicht oder an einzelne Personen oder Gruppen weitergegeben haben, ohne Ihre schriftliche Zustimmung weiter.
5. Speicherung Ihrer Daten
Ihr Konto auf www.mahara.uni-jena.de, inklusive der darin gespeicherten persönlichen Daten, hat eine Standardlebensdauer von einem Jahr nach Ihrem letzten Login. Nach einem Jahr Inaktivität wird zwei Wochen im Voraus eine Benachrichtigung an die E-Mail-Adresse gesendet, die Sie als primäre E-Mail-Adresse festgelegt haben, um Sie auf die Deaktivierung Ihres Kontos hinzuweisen. Die Deaktivierung kann durch einen erneuten Login verhindert werden. Loggen Sie sich nicht wieder ein, wird Ihr Konto deaktiviert und das Konto sowie alle persönlichen Daten nach Ablauf eines weiteren Jahres automatisch gelöscht.
Sie können Ihr Konto jederzeit selbst löschen, indem Sie die Einstellungen-Seite zu Ihrem Profil aufrufen und es dort löschen. Ihre persönlichen Daten werden sofort gelöscht. Alle mit anderen Inhalten verbundenen Inhaltsdaten (z. B. Forenbeiträge und Gruppenarbeiten) werden nicht gelöscht, sind aber nicht mehr mit Ihrem Namen verknüpft.
Cookies
Um Mahara nutzen zu können, müssen technisch notwendige Cookies in Ihrem Browser gespeichert werden. Bei Cookies handelt es sich um kleine Dateien, die Ihr Browser automatisch erstellt und die auf Ihrem Endgerät (z.B. PC, Laptop, Tablet, Smartphone o.ä.) gespeichert werden, wenn Sie unsere Seite besuchen. Cookies richten auf Ihrem Endgerät keinen Schaden an, enthalten keine Viren, Trojaner oder sonstige Schadsoftware.
In dem Cookie werden Informationen abgelegt, die sich jeweils im Zusammenhang mit dem spezifisch eingesetzten Endgerät ergeben. Der Einsatz von Cookies dient dazu, die technische Nutzung unseres Angebots zu ermöglichen. So setzen wir sogenannte Session-Cookies ein, um zu erkennen, dass Sie einzelne Seiten unserer Website bereits besucht haben und die Authentifizierung bereits erfolgt ist. Diese werden durch Beenden des Browsers automatisch gelöscht.
Die eingesetzten Cookies sind nach § 25 Abs. 2 Nr. 2 des Telekommunikation-Digitale-Dienste-Datenschutz-Gesetz (TDDDG) als technisch notwendig einzuordnen. Sie dürfen daher ohne Ihre Zustimmung auf Ihrem Gerät gespeichert bzw. es darf auf die darin gespeicherten Informationen zugegriffen werden.
Hinweis: Die meisten Browser akzeptieren solche Cookies automatisch. Sie können Ihren Browser jedoch so konfigurieren, dass keine Cookies auf Ihrem Computer gespeichert werden oder stets ein Hinweis erscheint, bevor ein neuer Cookie angelegt wird. Die vollständige Deaktivierung von Cookies kann jedoch dazu führen, dass unsere Website nicht von Ihnen genutzt werden kann.
Speicherort und Sicherheit Ihrer persönlichen Daten
Alle Daten werden auf Servern des Universitätsrechenzentrums der Friedrich-Schiller-Universität Jena gespeichert.
Wir ergreifen alle Schritte, um sicherzustellen, dass die persönlichen Daten, die wir speichern, keinem Verlust oder Missbrauch oder unbefugten Zugriff, Offenlegung oder Veränderung unterliegen.
Um Ihre persönlichen Daten zu schützen, geben Sie Ihr Passwort nicht an andere Personen weiter.
6. Rechte der betroffenen Personen
Nach der DSGVO stehen Ihnen unter den im Gesetz genannten Voraussetzungen folgende Rechte zu: Auskunftsrecht (Art. 15 DSGVO), Recht auf Berichtigung (Art. 16 DSGVO), Recht auf Löschung (Art. 17 DSGVO), Recht auf Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO), Recht auf Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO), Widerspruchsrecht (Art. 21 DSGVO). Zudem haben Sie das Recht der Beschwerde bei einer Aufsichtsbehörde (Art. 77 DSGVO).
Zur Ausübung der genannten Rechte wenden Sie sich bitte an unsere Datenschutzbeauftragte. Zur Ausübung Ihres Beschwerderechts können Sie sich z. B. an die für die Universität Jena zuständige Aufsichtsbehörde wenden. Dies ist der Thüringer Landesbeauftragte für den Datenschutz und die Informationsfreiheit (TLfDI), Häßlerstraße 8, 99096 Erfurt.
7. Hinweis zum Standort und Änderungen dieser Datenschutzerklärung
Die Nutzungsbedingungen können unter dem Punkt "Rechtliches" jederzeit in der Fußzeile am unteren Seitenrand eingesehen werden.
Wir können gelegentlich Änderungen an unserer Datenschutzerklärung vornehmen, um technisch-administrative Änderungen am System zu berücksichtigen. Wenn Änderungen vorgenommen wurden, werden Sie bei Ihrem nächsten Login separat dazu aufgefordert, dieser geänderten neuen Datenschutzerklärung zur Kenntnis zu nehmen.
8. Welche persönliche Daten sind für andere Personen sichtbar?
Ihr Name und Ihr Profilbild werden auf Ihrer Profilseite angezeigt, die öffentlich (für registrierte Personen) sichtbar ist. Wenn Sie in Ihren Profilinformationen eine Vorstellung von sich formuliert haben, wird diese in der Personenliste als "Einleitung" angezeigt und ist dann von allen registrierte Personen einsehbar.
Wenn Sie Seiten erstellen oder Inhalte hochladen und hinzufügen, wird Ihr Name und ein Link auf Ihr Profil eingeblendet. Seiten und Sammlungen, die Sie erstellen, werden nicht automatisch veröffentlicht. Sie kontrollieren, mit wem Sie sie teilen möchten. Durch das Erstellen von beliebig vielen Seiten und Sammlungen können Sie individuelle Webseiten gestalten und diese gezielt an Dritte freigeben. Diese Ansichten können von Ihnen zeitlich befristet werden. Eine "öffentlich" freigegebene Ansicht ist im Internet frei einsehbar. Die Möglichkeit der sogenannten "geheimen URL" bezeichnet ebenfalls eine öffentliche Freigabe, allerdings mit einer automatisch generierten, schwer erratbaren Zeichenfolge.
Wenn Sie sich in Gruppen als Mitglied eintragen, können Sie auch von diesen E-Mail Nachrichten zugeschickt bekommen. Sie können sich jederzeit aus einer Gruppe wieder austragen. Ihre Mitgliedschaft in Gruppen ist nur für andere Gruppenmitglieder sichtbar. Die Gruppenfunktion bietet die Möglichkeit, sich zu informellen Themen in vertraulichen Orten auszutauschen. Wir empfehlen, bei besonders schützenswerten Daten geschlossene Gruppen (mit Zugangsbeschränkung) zu nutzen.
In Ihrem Account-Menü „Einstellungen“ können Sie über Kontaktmöglichkeiten und Nachrichteneinstellungen individuell entscheiden. Voreingestellt ist, dass eine Kontaktaufnahme anderer Nutzer*innen per Nachricht jederzeit möglich ist. Sie können dies entweder auf Ihre Kontakte beschränken oder ganz ausschalten.
Data protection information for the Mahara platform [English]
This is an automatic translation of the original German text of the privacy policy.
Please note the descritpion of service:
https://confluence.uni-jena.de/display/URZ010SD/Digitale+Lerncommunities+mit+Mahara
Friedrich Schiller University Jena processes personal data in connection with the use of the Mahara service. With this data protection notice, the Friedrich Schiller University Jena would like to inform you about the processing of your personal data in accordance with Art. 13 GDPR.
Mahara is an e-portfolio platform and a personal, user-centred learning environment that makes it possible to document, reflect on and present learning processes in portfolios. The platform can also be used for networking.
1. Name and contact details of the data controller
Friedrich Schiller University Jena
represented by the President
Fürstengraben 1
07743 Jena
Internally responsible:
Operation and technical support: University Computer Centre
Processing of enquiries: Office for Digital Transformation
mahara@uni-jena.de
2. Contact details of the data protection officer
Friedrich Schiller University Jena
Office for Information Security and Data Protection
Fürstengraben 1, 07743 Jena
Telephone: 03641-940 16 03
E-mail: datenschutz@uni-jena.de
3. Purposes and legal basis of data processing
As part of the provision of the Mahara platform, we process personal data solely to provide the service and to process user enquiries.
At the University of Jena, Mahara can be used for the following purposes
- Supporting the networking of users and the self-determined formation of learning groups through the visible user and group list and the possibility to create and maintain self-organised groups.
- Promotion of professional and informal exchange, especially between students in groups (forum, message function, joint file management and joint editing of group portfolios)
- Didactic use of e-portfolios in teaching for reflection, documentation and presentation of learning progress by creating artefacts and compiling them in portfolios that can be shared with different people or groups of people in a self-determined manner
The service can also be made available to other Thuringian universities for the purpose of cross-university collaboration. The data of registered members of other universities will be processed by the University of Jena for the purpose of providing the service. An agreement on joint responsibility in accordance with Art. 26 para. 1 GDPR is concluded between the University of Jena and Thuringian universities wishing to use the service.
We process the following personal data of registered persons, which are necessary for the provision of Mahara, in order to fulfil the purpose:
- name and user ID (for members of the University of Jena by transfer from the URZ account);
- e-mail address (for members of the University of Jena by transfer from the URZ account);
- system usage data (e.g. date and time of last login); and
- data and content that you voluntarily share with others on the pages and in your profile.
This data is stored in a database. You can view your personal data at any time after logging in by clicking on Profile in the account menu (menu arrow next to the profile picture at the top right of the page). You can change this data in your personal profile and freely customise your profile view. Name, user ID and e-mail address cannot be changed.
In addition to the aforementioned purposes, the use of Mahara includes the following processes in which personal data may also be processed:
Information emails about maintenance, updates, etc.
Upon registration, your e-mail address will be used to send you information on functional purposes (maintenance, updates). This enables us to inform you in good time about upcoming interruptions or special features regarding the availability of the service.
Forum for exchange
A user forum is available on the platform for dialogue. Voluntary contributions by users can be posted for exchange with other users and the content can therefore be viewed by other users. If you subscribe to this forum, you will automatically receive notifications of new or amended forum entries by email. These notifications can be deactivated.
Enquiry processing
You can contact us by e-mail at any time. When you send us a message, we process your e-mail address, the actual content of the message and the metadata specified by the server, such as the time the message was sent. This data is only used to process your enquiry. The legal basis for this processing is your consent.
The legal basis for the processing of personal data for the above-mentioned purposes is Art. 6 para. 1 sentence 1 lit. e, Art. 9 para. 2 lit. j GDPR in conjunction with §§ 5, 11 ThürHG, § 16 ThürDSG. Accordingly, processing is lawful if it is necessary for the performance of a task carried out in the public interest. According to the “Thüringer Hochschulgesetz” (Thuringian Higher Education Act), the University of Jena has, among other things, the task of conducting teaching and scientific research and enabling the realisation of studies.
Data and content that you voluntarily share with others on the pages and in your profile are based on your consent in accordance with Art. 6 para. 1 lit. a GDPR. You can withdraw your consent at any time by removing the content or cancelling the sharing with other users.
4. Recipient of the data
All data for the operation of Mahara is processed at the University Computer Centre. The Office for Digital Transformation acts as the recipient of the data for the service when enquiries are made. If necessary, the data you provide to contact us will be passed on to other institutions of the University of Jena in order to process your enquiry.
We will not pass on any of your personal data that you have not published yourself or passed on to individuals or groups without your written consent.
5. Storage of your data
Your account on www.mahara.uni-jena.de, including the personal data stored in it, has a standard lifespan of one year after your last login. After one year of inactivity, a notification will be sent two weeks in advance to the email address you have set as your primary email address to inform you of the deactivation of your account. Deactivation can be prevented by logging in again. If you do not log in again, your account will be deactivated and the account and all personal data will be automatically deleted after a further year.
You can delete your account yourself at any time by accessing the settings page for your profile and deleting it there. Your personal data will be deleted immediately. All content data associated with other content (e.g. forum posts and group work) will not be deleted, but will no longer be linked to your name.
Cookies
In order to use Mahara, technically necessary cookies must be stored in your browser. Cookies are small files that your browser automatically creates and that are stored on your end device (e.g. PC, laptop, tablet, smartphone, etc.) when you visit our website. Cookies do not cause any damage to your end device and do not contain any viruses, Trojans or other malware.
Information is stored in the cookie that results in each case in connection with the specific end device used. The use of cookies serves to enable the technical use of our website. For example, we use session cookies to recognise that you have already visited individual pages of our website and that authentication has already taken place. These are automatically deleted when you close your browser.
The cookies used are categorised as technically necessary in accordance with Section 25 (2) No. 2 of the Telecommunications Digital Services Data Protection Act (TDDDG). They may therefore be stored on your device without your consent or the information stored therein may be accessed.
Note: Most browsers accept such cookies automatically. However, you can configure your browser so that no cookies are stored on your computer or a message always appears before a new cookie is created. However, completely deactivating cookies may mean that you are unable to use our website.
Storage location and security of your personal data
All data is stored on servers of the University Computer Centre of the Friedrich Schiller University Jena.
We take all steps to ensure that the personal data we store is not subject to loss or misuse or unauthorised access, disclosure or alteration.
To protect your personal data, do not share your password with other people.
6. Rights of the data subjects
According to the GDPR, you have the following rights under the conditions specified in the law: right of access (Art. 15 GDPR), right to rectification (Art. 16 GDPR), right to erasure (Art. 17 GDPR), right to restriction of processing (Art. 18 GDPR), right to data portability (Art. 20 GDPR), right to object (Art. 21 GDPR). You also have the right to lodge a complaint with a supervisory authority (Art. 77 GDPR).
To exercise these rights, please contact our data protection officer. To exercise your right to lodge a complaint, you can contact the supervisory authority responsible for the University of Jena, for example. This is the Thuringian State Commissioner for Data Protection and Freedom of Information (TLfDI), Häßlerstraße 8, 99096 Erfurt.
7. Note on the location and changes to this privacy policy
The terms of use can be viewed at any time under "Legal" in the footer at the bottom of the page.
We may occasionally make changes to our privacy policy to reflect technical and administrative changes to the system. If changes have been made, you will be asked separately to take note of this amended new privacy policy the next time you log in.
8. What personal data is visible to other people?
Your name and profile picture are displayed on your profile page, which is publicly visible (for registered persons), and if you have formulated an introduction to yourself in your profile information, this is displayed in the list of persons as "Introduction" and can then be viewed by all registered persons.
When you create pages or upload and add content, your name and a link to your profile will be displayed. Pages and collections that you create are not automatically published. You control who you want to share them with. By creating as many pages and collections as you like, you can create customised websites and share them with third parties. You can set a time limit for these views. A "publicly" shared view is freely visible on the Internet. The so-called "secret URL" option also refers to a public share, but with an automatically generated character string that is difficult to guess.
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